詹姆斯库克大学(JCU)承担其义务《2009年昆士兰信息权法案》(《RTI法案》)和2009年昆士兰信息隐私法案(《知识产权法案》)。
RTI法案为公众提供了一种法律上可执行的权利，可以查阅JCU所持有的非个人信息的信息和文件，除非总的来说，这种查阅与公众利益相抵触。
《知识产权法》为个人提供了获取和修改JCU所持有的个人信息的合法可执行权利，除非这与公共利益相违背。
JCU开发了一些与这些法案相关的资源，以下链接将带您进入相关页面:
资料私隐声明
收集、使用和披露个人信息
目的
JCU致力于保护个人隐私，并认识到教职员工和学生有合理的期望，大学将保护和适当管理其持有的关于他们的个人信息。《知识产权法》中的《信息隐私原则》为JCU收集的或提供给JCU的个人信息的使用和管理制定了标准。
本收集、使用和披露声明解释了JCU收集、使用和披露个人信息的方式和原因。它应该与JCU一起阅读资料私隐政策及其相关程序。该声明举例说明所收集的个人信息的类型、如何使用这些信息以及JCU将在何时披露这些个人信息。并非所有收集、使用和披露个人信息的例子都可能包含在本声明中。
为什么JCU会收集个人信息
JCU收集未来和当前学生的个人信息，包括敏感信息;父母、监护人和照顾者;近亲;工作人员;校友;志愿者;和承包商。收集这些资料的总体目的是:
- 使学院能够提供教育、研究和其他服务;
- 满足联合国大学更广泛的职能需要，包括财务管理、法律问责制和国家报告要求;而且
- 符合立法或外部政府机构的要求。
JCU如何收集个人信息
JCU采取一切合理措施，确保所收集的个人资料是:
- 对大学的宗旨来说是必要和合法的;
- 与收藏目的相关的;
- 以公平的方式收集，没有不合理的干扰;而且
- 尽可能更新、完整和安全。
JCU首选的个人信息来源是相关的个人。然而，还有其他重要的个人信息来源，可能包括:
学生信息
- 学校，昆士兰高等教育招生中心(QTAC)，它的继承者和等价的州际和海外机构;
- 其他大专院校;而且
- 信息技术记录。
员工信息
- 由未来工作人员和现任工作人员提名的前雇主和推荐人;
- 学术评审;
- 外部和内部医疗和康复文件;
- 晋升和业绩审查评估;
- 信息技术记录;而且
- 学生和教职员的反馈。
当JCU从第三方收集个人信息时，它将采取一切合理的步骤，以确保该个人已了解收集信息的情况。
使用和披露您的个人信息
JCU将采取一切合理措施，确保个人资料不受损失、未经授权的查阅、修改或披露及其他不当使用的影响。如果个人资料不再需要，JCU将销毁或永久消除其身份。
由JCU收集和持有的个人信息，只会被大学雇用或聘用的人员在履行职责的需要下，以符合最初宗旨的方式访问和使用。
在知识产权法允许的情况下，信息可以被使用或披露给大学以外的组织。它也可以在某些情况下用于或披露次要目的，但只有在以下情况下:
- 次要目的与收集的主要目的直接相关，个人有理由期望为次要目的使用或披露信息;必威西蒙体育网页或
- 大学有理由相信，使用或披露资料对于减轻或防止对个人生命、健康或安全的严重和迫在眉睫的威胁，或对公众健康或公共安全的严重威胁是必要的;或
- 大学有理由怀疑有人曾经、正在或可能从事非法活动，并使用或披露有关的个人资料，作为调查有关事件或向有关人士、当局或机构报告其关注事项的必要部分;或
- 使用或披露是法律要求或明确授权的。
个人信息，包括敏感信息和健康信息，可用于以下目的:
学生个人信息
根据《移民法》、《税收法》、《昆士兰教育法》和《联邦教育法》规定的政府立法要求，学生的个人信息是为提供教育和辅助服务而收集的。
从潜在学生收集的个人信息将被记录下来，用于营销和招聘活动。该大学还收集、链接和分析学生入学、表现和系统活动和使用数据，以预测分析的目的，以提高我们对学生需求的理解，并支持学生。
JCU处理学生入学、入学、升学、毕业以及学生获得学术和支持服务的信息，这些信息将保存在学生管理系统和eAcademic中。根据资讯及通讯科技可接受使用政策，大学可监察学生使用资讯科技系统的情况，以决定是否适当使用。该大学还使用记录与以前和将来的学生保持联系。学生记录可能包括:
- 个人详细信息，包括出生日期、邮政地址、任期和永久家庭住址、个人电子邮件地址、家庭和移动电话号码、签名、近亲和紧急联系信息;
- 申请、入学、注册、课程管理、进展和评估、学分转移、上诉和出勤记录;
- 学习成绩及实习经历(例如临床及工业实习)、考试及评核(包括成绩);
- 学术诚信、不端行为、申诉、行为准则事项、学生投诉和不满;
- 奖学金、学习援助、奖学金和补助金的申请和授予，包括确认澳大利亚和海外奖学金/补助金机构的出勤率和表现;
- 与学校有合作关系的国际教育代理机构可提供个人信息，以协助其学生的管理和行政工作;
- 毕业记录，专业认证，包括毕业后的成果;
- 与费用、费用和债务有关的财务信息，和/或HECS-HELP或FEE-HELP报表(包括税务档案编号和银行账户/信用卡和/或借记卡详细信息);
- 特定课程的资格及状况(例如持有蓝卡、免疫接种记录、适合执业、急救);
- 获得和使用大学服务和设施(例如图书馆、信息和通讯技术、宿舍);
- 个人福利记录(例如健康、残疾、医疗、咨询事项);
- 职业咨询记录;
- 股权信息、社会经济群体和教育背景;
- 学生选举名册;
- 委员会成员;
- 为协助大学提供服务而提供的影像、录像及语音记录，例如身份证照片、协助学生学习的讲座影像及语音记录(透过LearnJCU或MediaSite提供讲座)、为保安及预防犯罪而提供的闭路电视影像;
- 有时学校会在校园内拍摄照片，以作市场推广和出版之用。如果您反对使用您的图像，您应在使用时通知摄影师，或如果图像已被发布，请与私隐主任联系;而且
- 其他与学生有关的事项。
学生档案会根据大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准。
在法律规定或授权下，学生纪录内的资料可在校外披露，例如:
- 如有公开记录(例如授予的奖项-大学会按个别情况确认你是否授予未来雇主奖项);
- 向专业监管机构提供必要信息，作为这些机构(例如，州医学委员会、教学监管机构)注册要求的一部分;
- 如果请求是根据立法或法定规定提出的(例如Centrelink、澳大利亚税务局或其他政府机构/部门根据法律或法规提出的请求);
- 有适当的书面证据表明该个人已同意披露;
- 在收集时发出的隐私通知就披露的通常做法向个人提出建议;
- 法律要求或授权披露的(例如，法院命令或传票、披露的法定义务);
- 为管理或减轻对某人的生命、健康、安全或福利，或对公共卫生、安全或福利的严重威胁，有必要披露;
- 为调查或执行刑事事项或其他执法事项而需要披露的;
- 昆士兰高等教育招生中心(QTAC)和同等的州际/海外机构，包括通过自动成绩传输服务(ARTs)为申请、入学和注册目的交换信息;
- 向詹姆斯·库克大学学生会和学生团体提供事实资料(姓名、地址等)，以便他们管理其会员资格;
- 在学生转往新院校的过程中，须向其他专上院校或有关机构提供学业进度资料;
- 按规定向有关院校提供跨院校就读学生的个人及入学资料(包括学业成绩)，以确认学生的入学或学历;
- 个人资料送交大学聘用的有关机构以提供追债服务;
- 在录取程序完成后，或在你的学习或毕业期间，提供JCU或其他相关利益相关者或政府机构的法定、统计、问卷返回、个人和入学信息，用于研究/学习的目的;
- 向提供服务的第三方(例如托管解决方案或调查)或代表JCU行事的第三方提供个人信息，如果JCU与服务提供商之间有法律约束力的协议或合同，要求遵守《知识产权法》中所载的信息隐私原则;
- 向雇主提供学徒训练学生的个人资料(包括相片)及入学资料(包括学业成绩);
- 在有关机构从事工作、专业或临床实习的学生的个人资料(包括照片)及入学资料(包括学业成绩);
- 课程需要专业认证的各专业团体;而且
- 符合法律规定的其他机构。
员工个人资料
学院收集、储存和使用员工的个人资料，以执行人力资源管理的职能，并提高教与学的质素。大学须备存雇员的个人资料，例如机构调查数据、受雇史、薪俸及退休金资料，有关现任及前任、续聘及定期合约(临时及临时)雇员的资料。
员工个人记录可能包括:
- 个人详细信息，包括出生日期、邮政地址、任期和永久家庭住址、个人电子邮件地址、家庭和移动电话号码、签名、近亲和紧急联系方式;
- 与招聘、甄选及委任有关的受雇记录(例如申请、简历、推荐信)、入职及离职记录;
- 财务和业务记录，如工资和退休金，包括银行账户详细信息，税务档案号码，工资包装和其他福利;
- 请假、出勤和疾病记录;
- 签证、护照和居留证件(如有需要);
- 一般就业管理，例如工作表现管理和评价、试用和晋升、临时较高职务、调动和借调;
- 向工作人员提供服务和一般行政;
- 信息技术记录，如内部和外部电话、电子邮件和互联网活动记录;
- 员工发展和培训记录，包括差旅和学习支持援助;
- 健康和安全记录，包括健康和福利事项;
- 员工投诉、纪律、申诉和投诉;
- 股票信息;
- 研究成果、发表记录、研究和参与商业咨询;
- 补助金、资助奖、荣誉及认可;
- 意外及受伤，包括赔偿及康复安排
- 使用和获得诸如旅行、大学车辆、保健、图书馆和信息技术等服务;
- 工作人员选举的选举名册;
- 大学委员会成员;而且
- 为协助大学提供服务而提供的影像、录像及语音记录，例如身份证照片、协助学生学习的讲座影像及语音记录(透过LearnJCU或MediaSite提供讲座)、为保安及预防犯罪而提供的闭路电视影像;
- 机构调查数据;
- 其他与员工有关的事项。
员工记录按本条例保存不同时期大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准。
根据资讯及通讯科技可接受使用政策，大学可监察教职员使用资讯科技系统的情况。
第三方个人信息
学院与本地社区、工商界和专业组织保持联系，这些组织与大学的核心功能(研究、教学)或辅助服务或活动有关，或为其提供支持，例如:
- 咨询、保健、设施或图书馆服务的使用者;
- 参与研究的合作者或分包商;
- 研究参与者记录;
- 顾问或承建商;
- 捐助者或奖学金提供者;
- 营销记录，包括营销活动参与者的记录;
- 外部委员会成员，联系方式和个人信息;
- 校友和理事会成员;而且
- 其他与第三方有关的事项。
第三方记录将根据大学部门保留和处置计划经昆士兰州档案管理员批准。
研究参与者的个人信息
为研究项目收集的个人信息的类型将根据研究的主题而有所不同。在研究中收集或使用他人的个人信息之前，研究人员必须通过JCU人类研究伦理委员会的批准研究服务处．
研究人员和相关的部门/学院有责任确保遵守《知识产权法》中的信息私隐原则。个人信息应妥善保存，只有研究团队成员、资助机构(如适用)以及向研究团队提供协助或监督的工作人员才能访问这些信息。研究人员应寻求将为研究目的提供个人信息的个人的知情书面同意，并保留该同意的记录。必威西蒙体育网页
研究记录被保留在不同的时期根据大学部门保留和处置计划，如昆士兰州档案管理员批准的其他要求。
JCU的信息系统通常持有、处理和存储大量的个人和业务相关信息。这些记录可能与前任和现任员工、学生和第三方有关。为作行政报告之用，大学会整理电子通讯的特定统计资料。
JCU的web代理服务器记录学生和教职员的使用情况，并记录以下与学生和教职员有关的信息，用于统计、学习支持、监控适当的使用情况和成本回收目的:
- 申请学生或职员的登入编号及IP地址;
- 向网站提出要求的日期、时间和期限;
- 学生或教职员在校外浏览时访问的网站的网址;而且
- 下载的页面和文档的url和大小。
JCU的web服务器记录了与外部访客有关的使用情况，并记录了以下信息，以供招生、统计和回收成本之用:
- 请求外部访问者的IP地址;
- 访问的日期和时间;
- 访问的页面;
- 访问的状态和大小;
- 需要身份验证才能访问受限制信息的页面的登录ID;而且
- 请求外部访问者的浏览器、版本和操作系统。
JCU的邮件服务器记录学生和教职员工的使用情况，并记录以下信息，用于统计和成本回收:必威西蒙体育网页
- 发送方和接收方地址;而且
- 接收到的消息的大小和传递的延迟时间。
JCU的电话系统记录了以下关于校外呼出电话的信息，用于统计和成本回收:
- 学生或教职员的电话号码;
- 通话时长和拨出号码;而且
- 电话的日期和时间。
当您通过我们的网站或使用在线表单或其他基于web的系统发送电子邮件给我们时，JCU也可能记录您的信息。
为了内部管理目的，JCU可能会监控其网站，并使用分析(例如谷歌analytics)来收集关于我们网站使用情况的统计数据。网络cookie是指当用户访问某个网站时，在浏览器进行数据交换时，由浏览器发送到用户硬盘上的一小串文本。cookie允许网站在您的机器上存储信息，并在以后检索它。一些大学网站和系统中可能存在cookies和跟踪，目的是:
- 为网站或系统创建匿名用户统计和分析;
- 跨多个页面管理事务;
- 认证您的系统，并保持您登录到这些系统;而且
- 记住你的喜好。
谷歌Analytics也使用cookie。由cookie生成的有关您使用我们网站的信息可能会传输到谷歌，并由谷歌存储在位于澳大利亚以外的服务器上。没有个人身份信息被记录或提供给谷歌。
一些大学网页也可能包含来自非大学网站的嵌入内容，这些网站也可能包含cookie。你应该参考那些非大学网站的隐私政策。大学网站也可以提供链接到JCU网站域之外的网站。大学网站不对此类外部网站的内容、cookies或隐私保护措施负责。
JCU的财务系统还持有、处理和存储个人信息，以支持大学的正常业务实践。有关财务管理和业务运作的主要资料只涉及大学与其客户、供应商和承建商之间的财务交易，因此只包含少量的个人资料。储存在财务记录中的信息种类包括:
- 与电子支付帐户有关的名称、地址及银行帐户资料;
- 应收、应付帐款记录，包括债权人、债务人的姓名;
- 有关业务运作或方便管理的客户记录，例如宿舍;
- 承办商和顾问的记录;
- 有关向大学提供或由大学提供的专业服务的记录;
- 招标资料和文件;而且
- 必威西蒙体育网页根据《2009年财务问责法》和《2009年财务与绩效管理标准》，管理合同履行情况的信息，包括支出、收入、资产、负债、准备金、准备金、工作人员报销和生活津贴的处理和核算。
财务记录在不同时期根据大学部门保留和处置计划，以及其他要求，如2009年财务和绩效管理标准。
下列人员/其他人可查阅财务记录:
- 昆士兰审计署的外聘审计员;
- JCU的内部审计师;而且
- 行政及高级学术及行政人员。
JCU采取一切预防措施，防止数据丢失、滥用、未经授权的访问或披露、更改或破坏。然而，通过互联网传输信息存在着固有的风险。因此，学生和教职员在决定是否以电子方式向大学传送资料时，应自行评估其资料保安的潜在风险。如欲索取更多资料，请电邮至secretariat@jcu.edu.au
JCU可能会不时地更新它的资料私隐政策和/或收集、使用和披露声明，以确保它们适应不断变化的法律、技术和大学环境。
