政策质量和规划检讨组织单位及专题范畴-政策及程序

检讨组织单位及专题范畴-政策及程序

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意图

指明大学进行组织小组及专题检讨的宗旨及要求。

范围

本政策适用于所有直接负责组织单位或专题评审工作的工作人员。

定义

组织单位,为检讨目的而确定的部门或其他职能范畴，例如学、教及学生参与局。

组织单位负责人- - - - - -被审查单位的副校长、部门副校长或指定的高级管理职务。

政策和程序

1.目的

JCU进行组织单元和专题审查，作为其承诺的质量提升哲学的一部分，从合规和达到标准(保证)到参与和批判性的自我评估和改进。这些审查包含了支撑JCU的八项原则质量改进的框架：

使我们的活动符合大学的宗旨、宗旨和价值观;
包括“方法、部署、结果和改进”的四维循环(ADRI);
鼓励建立自我反省和同行评议的文化，以便发现和解决长处和短处;
与我们的同事跨界合作;
拥抱以学生为中心的方法，学生的参与和反馈告知质量周期的所有阶段;
积极与社会各界接触，以满足他们的需要;
利用基于证据的实践，以学术评论为依据，并利用定量和定性数据进行有效的决策和战略评估;而且
识别和使用相关的内部和外部基准和良好实践来设定目标和努力改进。

检讨旨在为各组织单位及理大提供以下机会:

建立批判性的自我反省和持续改进的文化;
对已经或将提高绩效的策略的自我认同和同行肯定;
同行的肯定:有适当的结构和过程，促进朝着预期结果持续改进的循环;
验证对结果进行了衡量，对战略和以前审查产生的建议进行了后续行动，确保“闭环”;
审议制订基准活动的性质和效力;
评估组织组与利益攸关者团体的参与情况;而且
识别和大学对良好实践的认可。

进行专题审查是为了考虑大学的优先事项和跨部分或所有JCU组织单位的过程。专题领域的例子可以包括学生支持、灵活的教学、研究与教学的联系等。

2.审核明细表

每个组织单位每四至五年检讨一次。根据大学的工作重点和整个学院的工作量，在有需要时进行专题检讨。

质量、规划和分析理事会负责制定组织单元的4至5年时间表和专题审查。该计划每年由副校长审查和确认。

3.组织和预算责任

审查过程的总体责任由主管服务和资源的副校长承担。

质量、计划和分析理事会负责审查过程的全面协调，并与审查领域进行协商。

组织单位负责人负责及时:提名一名评审协调员，在评审过程中担任与质量、规划和分析司的主要联络人;提名合适的覆检时间、覆检小组成员及覆检参加者;编制反思性自我评估档案;并回应审查小组的进一步信息要求。

下文有关各节规定了某些其他责任。

审查小组的费用(旅行、住宿、餐饮等)由被审查的组织单位和质量、规划和分析理事会协商。组织单位负责与编制其组合和参与审查有关的任何费用。

4.审查元素

组织小组和专题检讨的主要内容如下:

商定的职权范围;
反射分析投资组合;
独立审查小组;
书面意见;
审查访问并与利益攸关方积极接触;
审查报告;而且
后续行动和问责。

4.1职权范围

每次审查的职权范围由组织单位/主要相关方同意，并由副校长批准。职权范围指导项目组合的制定、审查访问的进行和审查报告的编写。

职权范围会因应每次检讨而有所不同，但可能包括以下部分或全部范畴，作为大学具有策略性重要性的主要范畴:

领导和规划;
教学和学习;
研究和研究培训;
对“学生经历”的贡献;
人们和文化;而且
合作和参与。

每一项职权范围将要求评估大学目前在支持大学目标方面的表现，以及未来改善的机会和策略。本评估涵盖所有相关校园/实体。

副校长将根据所审查领域的内部或外部情况制定职权范围。

4.2反思分析组合

对于组织单元的评审，反思分析组合的提交由单元负责人负责，并与相关人员协商完成准备工作。

作品集应在审查访问前大约两个月提交给质量、规划和分析理事会，以便质量、规划和分析理事会在转发给审查小组之前就任何编辑或补充信息提供建议。

作品集的格式应包括:

组织组的概览;
该股在职权范围内目前和未来的业绩;而且
相关附录和辅助材料。

投资组合应在以下背景下处理每个职权范围:

组织组配合和支持大学目标的方法;
组织组目前的工作表现、未来的抱负和实现这些目标的策略;
组织股成功的衡量标准和监测、审查和改进其工作表现的机制;而且
评估优势和有待进一步改进的领域，并提出实现这一目标的策略。

因此，投资组合结构应证明使用大学的质量改进的框架原则(包括利益相关者的反馈和其他定量和定性数据、基准和协作)，以进一步加强其服务的交付。

资料组合的编制应是组织股内外的协商和合作过程，提供机会审议在日常工作中可能被忽略的问题。

作品集应尽可能简洁，以使其对评审小组的价值最大化，尽量减少附录和辅助材料。

审查小组还可在审查访问之前或期间要求提供更多证据和文件，以协助对业绩和方向作出判断。

4.3独立检讨小组

组织单位检讨小组由约五名成员组成，由校长委任，成员如下:

大学校董会成员兼主席;
至少两名校外成员在相关学术或专业领域有杰出表现，其中至少一名成员在该领域具有国际地位;
副校长咨询委员会成员;而且
质量、计划和分析部门的授权官员。

专题评审小组的成员将根据审查的领域与主要利益攸关方协商确定，并将包括一名或多名在相关领域杰出的大学外部成员。

为确保每个检讨小组的成员人数达到适当平衡，检讨小组考虑了下列特点:

公正的:被认为公正/客观的;
被认为是至少一个有关领域的专家，并在可能的情况下，具有跨越组织股职责范围的专业知识;
领袖:被视为领袖的;而且
从国家和/或国际角度评论良好和最佳实践的能力。

组织单位主管有机会推荐评审小组成员，他们被认为具有与评审相关的专门知识。所有评审小组成员的最终批准由副校长批准。

检讨小组已指定负责提供:

对组织组现时工作表现的客观评估;而且
支持和加强联检组未来计划的赞扬、肯定和建议。

为此，审查小组审议联检组的资料组合和其他支助文件，并通过审查访问会议核实和扩大这些资料。

4.4书面提交

质量、规划和分析理事会向所有学生和工作人员发出邀请，包括副校长咨询委员会，以及切实可行的外部利益相关方，提供书面意见书，以通知审查小组审议职权范围。我们会将意见书的复本送交覆检小组及组织组主管，以供作出适当回应。

4.5检查访问

审查小组进行一次大约三至四天的审查访问，视乎所审查领域的规模和复杂性而定。访问包括一系列与受审查领域内部和外部的高级管理人员和工作人员举行的会议，以及与学生和相关的主要外部利益攸关方举行的会议。审查小组通常会根据所审查地区的需要，访问汤斯维尔和凯恩斯校区。

质量、计划和分析理事会与组织单位负责人和副校长协商确定审查访问的日期。组织单位主管负责确保主要的组织单位工作人员能够出席检讨访问。

质量、计划和分析理事会与组织单位和审查小组协商，为审查访问准备一份草案方案。最终方案由评审小组主席确定。

组织组负责提名检讨参与者，包括小组职员、与小组工作有联系的其他大学职员、主要的外部持份者和学生。审裁小组将决定它希望谘询的实际当事人。质量、规划和分析理事会将向所有拟议的参与者发出邀请，并将直接与他们联系，以支持他们的出席。

审查访问的第一天通常包括与副校长、股长和股长高级工作人员的初步会议。检讨的最后一天将专注于解决检讨小组的主要调查结果。检讨小组将在访问结束时与副校长及组织股首长(如有需要，亦可与其他高级职员)举行会议，总结这些调查结果。

4.6审查报告

质量、规划和分析理事会负责根据评审小组的商定结论起草评审报告。

检讨报告根据检讨职权范围，讨论组织组的成功情况。审查小组的主要调查结果包括对成就和良好做法的赞扬，以及对进一步行动的肯定和建议。

报告草稿已分发给审查小组所有成员，征求他们的意见和同意。

然后将商定的报告作为倒数第二份草稿提交给组织股股长，征求其对事实准确性的意见。

经小组主席批准的最终版本将提交给副校长和组织单位负责人。

在可能的情况下，检讨报告会在检讨后的八个星期内定稿。人们认识到，可能存在情有可原的情况，这一过程可能需要更长时间。质量、计划和分析理事会将向组织单位和副校长通报任何延误。

4.7后续行动和问责

在收到最终审查报告的两个月内，组织单位的回应和行动计划将连同报告一起提交给副校长咨询委员会审议。如评审涉及院系或学术问题，回应、行动计划及报告亦会经由教育委员会提交教务委员会审议。

此后需要每年就行动计划提交一份进度报告，直到所有行动完成或纳入规划周期为止。进度报告将提交给副校长咨询委员会和学术委员会。行动应纳入组织单位计划，并在适当情况下纳入大学计划和/或其他组织单位计划。

5.组织单位检讨的指示性时间表

过程	时间轴
职权范围、评审小组组成和评审过程由质量、计划和分析理事会、组织单位负责人和副校长讨论和同意质量、计划及分析总监向员工简介检讨程序，包括职权范围及检讨小组的组成组织单元开始自我评估和计划过程，以便开始准备项目组合	复查前6个月
质量、计划和分析总监邀请学生、工作人员和外部团体提交作品	复诊前两个月
组织部门主管向质量、计划和分析部门提交工作报告质量、计划和分析理事会提交的书面材料	复诊前六周
作品集和书面意见书送交评审小组成员	复诊前五周
小组主席简报会	复诊前四周
初步覆核小组会议(视像/电话会议) 评审访问计划确定额外的信息要求	复诊前三周
向覆核小组提供的其他资料	复诊前一周
评审小组在校园进行面谈	检讨访问(约三天)
向组织部门主管提交最终审定报告，以供核实事实	六周内
评审小组向校长及组织组长提交最后报告	在访问后的八周内
组织小组通过教育委员会向副校长咨询委员会提交最终报告、回应和行动计划，在部门/学术领域审查的情况下，通过教育委员会向学术委员会提交学术委员会	在最终报告的两个月内
组织单位负责人通过教育委员会向副校长咨询委员会提交行动计划进展报告，在部门/学术领域审查的情况下，通过教育委员会向学术委员会提交	初始行动计划后12个月，此后每年一次，直至行动完成/纳入组织单元计划

政府

批准的细节

注意:此政策的印刷副本是不受控制的，货币只能在印刷时得到保证。

政策支持:	主管服务和资源的副校长
批准机关:	委员会
版本没有:	丹麦队
下次覆核日期:	28/02/2019

修改历史

注:轻微的修订不会导致下一个主要覆核日期的改变。

核准日-核准机关核准设立、轻微或重大变更或撤销之日

实现日期——策略在策略库中发布的日期，也是策略生效的日期

版本没有:	批准日期	实现日期	细节:	作者
丹麦队	19/01/2017	25/01/2017	微调以配合现时的组织架构及委派工作	质量、标准和政策官员
15 - 1	10/09/2015	10/09/2015	政策发起者和批准机构已修订，以反映理事会批准的政策和代表团框架	质量、标准和政策
第四节	28/02/2012	29/02/2012