政策人力资源委托管理程序

人力资源委托管理程序

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意图

本程序的目的是为詹姆斯库克大学人力资源授权管理提供有效的治理和明确的问责制，包括如何:

成立新的代表团
修订现有的授权
解散一个现有的代表团
与代表团沟通变更情况

范围

本程序适用于詹姆斯库克大学的所有员工，同时以官方身份行事，并根据理事会批准的人力资源政策领域相关代表团政策和代表团职责图．

定义

除如下定义外，本程序中使用的定义见人力资源政策术语．

代表团-是由立法或其他方式赋予权力的个人或机构授予代表独立行使该权力的权力。

根据1997年詹姆斯·库克大学法案第11(3)条，授权给副校长的权力可以允许将权力分授权给大学工作人员中适当合格的成员。

委托-一名合格的官员或一群有权通过代表团行事的人。

在此程序中，代表已被授权通过副校长授予的分代表团行事。

实施日期-授权日:新的或修改后的授权生效之日，或授权的解散之日:

如属新委任或经修订委任，则为新委任或经修订委任在政策图书馆人力资源分授名册内公布的日期;而且
代表团的解散日期为该代表团从政策库的人力资源分代表团登记册中删除的日期。

JCU:詹姆斯库克大学

主要的修改-对授权的变更会影响授权的意图和/或限制。重大修订可包括更改授权权限的限制、更改授权的位置或从登记册中增加、合并或删除授权。取消一个代表团的设立被认为是一项重大修正。重大修订须经副校长批准(请参阅本程序第4节概述的批准程序)。

小的修改-对代表团的变更，但不改变代表团的意图或限制或代表团的立场。它可以包括编辑或行政更改，或重新命名立场，或进一步澄清或解释已经表示的意图或权限的修正案，前提是该修正案不会导致立场的授权发生重大变化。

保单发起人/发起人-指理事会批准的政策和代表团职责图中提名为政策发起人的职位

请求者-大学教职员建议:

(a)设立一个新的代表团;

(b)代表团的修正;或

(c)解散现有代表团。

Sub-delegation-在本程序中，与上文“授权”一词含义相同

简介

JCU人力资源分代表团登记册中记录的职能是副校长授予的权力代表团，本程序为这些代表团的业务管理提供指导。根据JCU法案，理事会授权和副校长分代表理事会授予该职位的权力是公认的。

授权管理程序

1.代表团的管理

1.1负责批准政策、程序和代表团的委员会和职位载于大学理事会批准的JCU政策和代表团职责图。

1.2副校长负责批准:

新代表团
代表团解散
对代表团的主要修订

1.3人力资源政策范畴的发起人负责管理和监督人力资源政策范畴内的政策、程序和委派的发展和检讨。

1.4人力资源政策领域的发起者必须安排将政策、程序和JCU企业协议中包含或暗示的授权纳入人力资源分授权登记册。

2.角色及职责

政策官员

管理、维护和保管政策和授权框架、JCU授权表、分授权登记册、本程序和支持资源。
在人力资源分代表团登记册和本程序的审查和实施过程中，为政策和代表团发起人提供支持和建议。
与人力资源部合作，为相关工作人员提供培训，以支持代表团的胜任工作。
与请求方一起，通过政策发起人，协助起草计划，向代表团通报变更情况。

人力资源

在个别政策和程序内维持代表团。
与政策干事一起，向有关工作人员提供培训，以支持各代表团称职的工作。

副校长(DVC)，服务和资源

DVC服务和资源作为政策赞助商，负责确保对代表团的任何更改(无论是新的、修订的还是解散的)都符合JCU代表团政策的制定和实施，并提供可行的解决方案。DVC服务和资源部门还必须确保实施相关流程和系统，以支持并使代表能够行使其授权，并确保所有审计和合规要求得到满足。

具体包括:

赞助人力资源分代表团登记册和本程序;
核可设立与人力资源政策领域有关的新代表团;
核准与人力资源政策领域有关的代表团的重大修正案;
批准对与人力资源政策领域相关的代表团的微小修订;
核可解散与人力资源政策领域有关的代表团。

副校长

根据1997年詹姆斯·库克大学法案授权，允许将权力分授权给适当合格的工作人员。在本程序范围内，副校长负责批准人力资源分代表团登记册中出现的代表团的设立、修改或解散。

所有员工

根据人力资源分代表团登记簿行使代表团。

3.成立新的代表团

计划

3.1考虑到以下因素，决定是否需要新的授权:

所要求的授权事项是否包括在现有的授权中;而且
委托是否有业务需要;而且
该决定是否会招致大学的承诺、责任或风险，若没有，则该决定不属委托;而且
决策是否有规律且可重复。没有必要把每一个决定都作为一个代表团，因为一些决定是由职位的性质授予或暗示的;而且
决策是流程(委托)结束时的最终决策，还是流程(不是委托)内做出的决策;而且
根据JCU委派政策所述的原则，所提议的委派是否被安排在最合适的位置。

3.2新的代表团必须得到政策发起人的认可。

3.3不能在政策、程序或代表团登记册中使用“或被提名人”一词创建代表团。

3.4代表不能将其委托再委托给其他任何人。只有副校长可以再委派一个代表团。

创建一个新的委托

与关键干系人协商，确定职能，确定适当的授权，以及实施授权所需的任何流程或系统变更。

3.6与政策干事联系，讨论拟议的新代表团，并索取当前版本的人力资源分代表团登记册，以确保对正确的文件进行了修订。

3.7向政策发起人提交新授权的建议，清楚描述授权的需要、业务要求以及对政策或程序的任何相关更改。

3.8政策发起者考虑建议，并赞同委托或建议不同的行动方针，以满足业务需要。

a)如果政策发起人认可新的授权，请求者将向政策官员提交:

一份经过标记的人力资源分代表团登记册草案，清楚地显示所作的修订;
新授权的基本原理和/或业务需求的总结
所进行的协商的摘要
确认保证人的背书;而且
其他有关文件(委员会会议记录、经修订的政策或程序等)

b)如果政策发起者不认可新的授权，则不需要根据本程序采取进一步行动。

3.9政策主任将对所提交的文件进行质量审查，并将其提交副校长批准。

3.10如果副校长批准新的代表团:

政策干事将更新和公布人力资源分代表团登记册，并在完成后通知请求人
请求方将通知相关利益相关者。

4.修订现有的授权

4.1确立修订现有授权的规定。为确保拟议的经修订的代表团在最适当的位置举行，必须适当考虑《JCU代表团政策．

4.2与政策主任协商后，决定现行授权所须作出的修订是“重大修订”还是“轻微修订”。

4.3向政策干事索取当前版本的人力资源分代表团登记册，以确保对正确的文件作了修订。

4.4次要修改:

咨询主要利益相关者和政策官员。
向保单保荐人提交一份小修订建议，供其考虑。提案必须概述修订的理由和/或业务需求，总结所进行的协商，并包括人力资源分代表团登记册草案，并明确标出修订内容。
保荐人要么批准小修订，要么建议不同的行动方案以满足业务需求。
如获批准，请求方将向政策官员提交一份明确标记的人力资源分代表团登记册草案，并确认申办方的批准。
政策干事将更新和公布人力资源分代表团登记册，并在完成后通知请求人。

4.5重大修订/撤销

与主要利益相关者和政策干事协商，制定修改或解散现有代表团的建议。
向保单保荐人提出修订/撤销的建议，以供考虑，并清楚说明修订/撤销的需要、修订/撤销的影响及业务要求。
确保与授权修改/撤销有关的任何政策或程序也已修改，并随提案一起提交。
政策发起人考虑建议，并赞同修订/撤销或建议不同的行动方针以满足业务需要。

a)如果政策发起人认可该修订/撤销，请求者将向政策主任提交:

有标记的人力资源分代表团登记册草案，清楚显示修订/解散的代表团;
修订/撤销的理据及/或业务需要的摘要;
所进行协商的摘要;
向代表团提交随变更而修订的任何政策或程序的副本
其他有关文件;而且
确认保证人的背书。

b)如果政策发起人不认可代表团的修改/解散，则不需要根据本程序采取进一步行动。

政策官员将对提交的文件进行质量审查，并提交给副校长批准。
如果副校长批准重大修订/撤销，政策主任将更新和公布人力资源分授权登记册，并在完成后通知请求人。

4.6请求方应在对授权的变更(无论是轻微的、重大的还是解散的)更新和公布后通知其利益相关方。政策发起人负责确保对代表团的变更得到有效沟通和实施。

5.沟通和执行授权变更

5.1有必要向各代表团通报变动情况，以使工作人员了解影响他们的代表团。要传达的信息和受众将根据代表团的类型和要做出的更改而有所不同。

5.2通信计划需要满足以下条件:-

已经建立并批准了一个新的代表团
对授权的修正已获批准
已批准解散一个代表团

5.3传播计划必须提供以下信息:

更改何时生效(实施日期)
谁直接或间接地受到批准的新、修改或解散的代表团的影响
将如何处理这些影响以及传达这些信息的预期方法

5.4沟通计划将由请求方通过相关保荐人起草，并必须在政策官告知对分授权登记册的修订已公布后的适当时间启动。

政府

批准的细节

策略域	人力资源
政策支持	服务与资源副校长
批准机关	服务与资源副校长
下一次主要检讨的日期	02/12/2026

修订历史

版本	批准日期	实现日期	细节	作者
22-1	NA -行政修改	21/11/2022	PSC重组的行政修订-计划、绩效和分析取消。	政策官员
21-1	02/12/2021	02/12/2021	立法会(3/20)通过了政策和授权框架的修订，并建立了最新的审批程序。	政策官员
之时价	03/12/2019	03/12/2019	更新组织单位名称的行政修订(质量、计划和分析改为计划、绩效和分析)	质量、标准和政策官员
19次	13/03/2018	14/03/2018	程序建立	人力资源