FMPM 271债务管理
打印友好范围
订明管理大学债务人的规定。
定义
过程
在管理债务人方面，大学必须:
确保为每名大学债务人备存适当的帐目及纪录;
及时在大学的会计记录中查清所有债务;而且
如欠债未能按大学的正常交易条件偿还，应立即启动追讨程序。
1.学生相关债务
学生服务部负责管理学生欠大学的相关债务。这可能包括图书馆债务(请参阅下文图书馆相关债务一节)
在管理与学生有关的债务时，必须遵守下列法令、政策和程序:
大学政策及程序
- FMPM 270-2帐户-学生债务人-罚款
- 学生费用支付和退还政策
- 图书馆使用政策
- 国内费用的支付和退还程序
- 国际学费支付和退还程序
- 附带费用的支付和退还程序
- 学生服务和康乐费用的支付和退还程序
- OS-HELP贷款程序
立法
2.图书馆相关债务
该大学的图书馆使用政策必须坚持。此外，图书馆罚款和债务回收程序适用于所有从凯恩斯和汤斯维尔图书馆借阅的内部(JCU学生和工作人员)和外部图书馆借阅人。
图书馆保留收回图书馆资料及缴付逾$50未缴费用的权利。
通知通过电子邮件发送，时间安排如下:
- 提前过期通知在项目到期前1天发出。
- 第一次通知在物品到期/遗失/损坏后1天发出。
- 第二次通知在物品到期/丢失/损坏后15天发出。
- 最后通知在物品到期/遗失/损坏后29天发出。
- 指45天后的债务催收(如债务超过50元)。
3.债
图书馆未结清的帐目如达$50或以上，则按月提取《收帐报告》。然后将债务转交给债务催收公司。超过3年的债务被建议作为大学正式注销程序的一部分注销(参见下文)。
4.停车罚款相关债务
JCU的交通和停车法规是根据1997年詹姆斯库克大学法案、1999年州处罚执行法案和2014年州处罚执行法规定义和管理的。物业办管理停车罚款债务和广义，流程是:
- 如果车辆被记录在我们的数据库中，在28天未支付时，将向车主发送一封电子邮件提醒
- 在28天未支付的情况下，如果车辆没有记录在我们的数据库中，我们将转介该车辆的车主
- 然后，所有债务都被移交到州罚款执行登记处(SPER)
- 任何超过12个月的债务将作为大学正式注销程序的一部分被注销(参见下文)。
5.一般债务人
信用期
学校对发票的信用期限严格从发票之日起30天。
信贷控制
为方便追讨欠债，凡欠大学未清款项的债务人，通常会按以下程序办理:
- 逾期30天，我们会发出一封信，提醒债务人我们的交易条款和支付未付金额的义务
- 逾期45天时，另一封信函会在给债务人打电话之后发出。应收账款，如有需要，可以(通过电话)联系JCU内部的人员或团队:
- 沟通未偿债务状况;
- 确定任何阻碍收集的问题;
- 在债务催收过程中寻求协助
如果发票与奖助金有关，应同时通知奖助金财务。
- 逾期60天，则发出催款函(由财务主任或主管财务和业务事务副主任签署)，要求立即全部付款，并通知如未能付款，可转至外债催收公司，无须另行通知。我们会致电债务人跟进:
- 确认收到信件;
- 对付款日期的承诺;
- 如果认为合适，提供付款计划
- 逾期75天:
- 联络有关的JCU职员(包括与拨款有关的债务的JCU Connect)，以查询外部债务催收机构的意向及对组织单位的财务影响;
- 客户在大学系统上的信用纪录亦会被检讨，通常会被调低信用等级
- 所有与债务人和JCU联系人的沟通(包括电话、电子邮件、信件)，应记录债务人的票据和未偿付的发票在Finance One中。
6.有争议的发票
在解决有争议的发票金额时，要求提供进一步信息的要求将被转发给提出发票的官员。如果在14天内没有收到答复，将提出信用通知，任何进一步的谈判将由发起官员负责。
7.贷记/调整通知书
经财务代表批准，可提出信贷/调整通知书。信用/调整票据上调至:
- 记录退货的货物或服务;而且
- 记录发票价值的变化。
8.分期偿还债务
- 所有欠大学的款项应在到期时立即全额支付。如果这是不可能的，可能是适当的谈判分期付款协议。分期付款协议必须经财务总监批准。
- 协议将以书面形式确认(至少通过电子邮件)。
- 如果债务人后来不履行分期付款协议，则此事将提交外债催收机构处理。JCU联系人将收到通知。
- 应收帐款将为每个分期偿还债务的债务人保留记录。
9.被认为不可收回的债务
- 财务总监只有在下列任何一种情况下，才可批准不追讨债务:
- 该项不追讨已获法例授权;
- 代表信纳债务在法律上是无法收回的;或
- 代表认为追讨债务是不经济的。
- 如果债务被认为是不经济的，可以批准不追讨债务。
- 批准不收回债务的行为，在法律上不消除债务。导致债务不可收回的情况发生实质性变化的，可以恢复债务的收回。
- 破产人或清盘中的公司所欠的款额，不应被正式视为无法收回，直至该破产人已脱离破产程序，或该公司的清盘工作已完成，或收到破产的破产管理人或受托人，或公司清盘时的清盘人，就可能分配的资金范围作出的通知。在等待破产或清盘程序期间，有关债务将在大学的财务报表中视为可疑债务。
10.债
金融和商务服务部可将未偿还债务转交给外部债务催收机构。任何与债务催收有关的费用将由负责债务的组织单位承担。
11.债务人付款
如果组织单位收到发票付款，则必须:
- 立即送交出纳处理;而且
- 确保与付款相关的发票号码被清楚地识别出来。
12.退还多付的款项
如果发票已多付，应立即处理退款(包括任何适用的消费税)。
小额多付款额(如;少于$20)通常不退还，除非债务人要求。退还这些金额是不经济的。
逾期较多的款项会转介有关组织单位，以确定债务人是否有可能获得大学的进一步服务。如果是这样，多付的费用可以抵消进一步的费用，否则将发出退款。
如果因任何原因无法向债务人退款，则由财务委员会批准将信贷金额转移到中央大学基金。
13.债务冲销(所有债务来源)
财务总监可批准注销不超过50,000元的债务。债务超过$50,000须经财务委员会批准后方可注销fmpm920:策略-损失）.
如对本财务程序有任何查询，请联络AccountsReceivable@jcu.edu.au
相关文档
立法
政府
注意:此程序的打印副本是不受控制的，只能在打印时确定货币。
批准的细节
政策支持: |
主管服务和资源的副校长 |
版本没有: |
21-1 |
下一次主要检讨日期: |
13/02/2025 |
修改历史
版本 |
批准日期 |
实现日期 |
描述变化的 |
作者 |
| 21-1 | 13/06/2021 | 14/06/2021 | 略作修订，删除有关图书馆欠债的短讯及列印通知书。 | 质量、标准和政策官员 |
| 20-2 | 18/06/2020 | 07/08/2020 | 在立法会(3/20)会议后，对程序作出相应修正，增加授权财务总监注销不超过50,000元的债务(检讨授权项目的新方法) | 质量、标准和政策官员 |
为20:1 |
13/2/2020 |
21/02/2020 |
澄清流程以改进功能，更新对其他政策和流程的引用 |
主管财务和商务事务副主任 |
15-01 |
22/06/15 |
修改保单发起人和批准机构，以反映已批准的保单框架 |
QSP |