政策应报告的礼品和福利程序

应报告的礼品和福利程序

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意图

本程序就大学职员在执行公务时馈赠和收受礼品及利益所须考虑的事项提供指引，以确保这些礼品及利益合乎道德，并得到妥善管理和披露。该程序概述了有关礼品和利益的接受和赠与过程的内部控制要求、角色和责任，以及记录保存和报告要求，以确保大学官员不会将自己或大学置于潜在的、被认为的或实际的利益冲突中。

本办法适用于员工行为守则或者是大学理事会行为守则例如正直、公正、问责和透明。

任何违反程序的行为都将按照大学行为守则所规定的行动予以处理。

范围

该程序适用于大学官员在履行职责期间馈赠或收受应报告的礼物或利益。在本程序中，大学官员也被称为“接受者”。本程序应连同有关章节一并阅读财务管理实务手册(FMPM),包括金融Sub-delegations注册和利益冲突政策工作人员,利益冲突政策委员会及其辖下委员会．

本程序不适用于:

下属赠送或收到的礼物卓越奖励政策；
用向同事收的钱购买的礼物;
对大学的捐赠(而非个别官员)和现金、设备或设备的捐赠(见FMPM 940)，
代表大学向个人或机构赠送商品礼品，以表示感谢或表示礼貌，例如在活动中向演讲嘉宾赠送礼物、向比赛或活动的裁判赠送礼物、向访问大学的达官贵人或代表团赠送礼物，或由大学职员在海外执行大学公务时赠送礼物。公司礼品的采购将来自市场营销部;
与外部团体或内部团体的赞助安排及学生学费豁免;而且
核准下述招待费/招待费开支fmpm750 -酒店/娱乐，fmpm752授权限制-酒店/娱乐．

定义

除本程序另有规定外，所使用术语的含义均按政策术语表．

下属	是指通过任用信或邀请隶属于JCU的工作人员，通常在规定的时间范围内在大学从事特定活动或研究，并在此期间必须遵守大学政策的人员(例如，访问学者和兼职任命人员)。
利益冲突	利益冲突是指公职人员的公共职责与私人利益之间的冲突，在这种冲突中，公职人员的私人利益可能不适当地影响其履行公职和责任。当一个人的个人利益，或与他有密切个人关系的人的利益，与他为大学利益行事的首要义务发生冲突时，利益冲突就产生了。利益冲突可能是实际的、感知的或潜在的。它可以是金钱上的(涉及经济上的收益或损失)，也可以是非金钱上的(基于敌意或友好)，它可以产生于避免个人损失以及获得个人利益(经济或其他方面)。利益冲突包括承诺冲突。
捐赠	指捐赠给大学或由大学作出的慷慨行为，但对捐赠者或大学没有互惠利益，也不包括表示感谢的象征。捐赠给大学(而非个别人员)及捐赠给大学人员的现金、设备或设备的金额，以FMPM 940而在金融Sub-delegations登记。
FMPM	财务管理实务手册
礼物和福利	是指大学职员因受雇或委任而收到的任何物品、货物、财产、服务、金钱、旅行、招待、娱乐或其他表示感谢的表示，但根据聘用条款从大学收到的除外。具有持久价值的礼物将被“保留”，而包含招待或娱乐的礼物将被“消费”或“接受”。礼物和福利可以报告，也可以不报告。教职人员在海外执行大学公务时收到的礼物，以及教职人员从国际访客那里收到的礼物，如果没有保存和展示在大学场地内，则受本程序的保护。
可报告的礼物或福利	包括: 昆士兰公共服务委员会(Queensland Public Service Commission)确定的上述任何物品，其价值超过150美元(含消费税);或在一个财政年度(1月1日至12月31日)内，由单一捐献人收到或向单一受赠人发出的一系列此类礼品，而礼品总值超过150元(包括消费税)。
大学官	大学教职员(包括临时及定期教职员及附属机构)，或大学的公职人员，包括校董会或其委员会的成员(包括校董会委任的增选成员)。
价值	以澳元(包括商品及服务税)或任何等值外币计算的礼物或福利在收到或收到当天的公允市场价值。

过程

1.角色和职责

1.1大学主任在受聘期间或在受聘期间，可能会收到外界人士或同事赠送的礼物，以表示感谢或表示礼貌。大学职员只能在适当的情况下接受礼物。如果赠与或利益的目的是为了从受赠人那里获得恩惠或意在使受赠人承担某种义务，则不应接受。

1.2大学官员有责任理解和遵守本程序，并确保披露(如适用)或礼貌拒绝本程序所述的礼品和福利。组织部门主管负责确保适当的制度和程序到位，包括:

确保所属组织单位的所有大学主任只按照本程序接受或赠送礼物;而且
就收礼事宜向有疑问或有不确定情况的大学职员提供意见。

1.3担任敏感职务的大学职员(例如:内部审核、采购、标书评审、学生招生、奖学金评审、招生评审)通常会拒绝任何馈赠。

1.4大学秘书负责审核及登记已呈报的礼品及福利，并向大学职员提供意见。

1.5作为风险和合规管理定期报告的一部分，办公厅主任应向登记册上的副校长报告任何违反程序的行为，并在适当情况下，向大学理事会审计、风险和合规委员会报告。

2.收到礼物

2.1大学主任的人员不得:

2.1.1向外界索取与其公务职责有关的任何礼品或利益;

2.1.2接受任何礼物或利益，如果该礼物或利益可能被认为在工作人员履行其官方职能或职责时造成或实际上造成利益冲突;

2.1.3因履行或未履行任何职能或职责而接受任何以贷款或类似资金的方式馈赠的金钱或利益;

2.1.4接受有影响力的礼物或任何金钱礼物，如现金、支票、代金券、礼品卡、直接存款等。

2.2在确定是否适合接受赠与时，需要对下列事项给予考虑:

2.2.1送礼的原因和公众对接受的看法，例如影响、感激、象征性的姿态、文化或仪式要求;

2.2.2礼品或利益是否在公开场合接受，即考虑礼品的公开性和透明度;而且

2.2.3礼物或利益的价值、送礼的频率以及赠与人与受赠人之间的关系。

2.3以下是可向大学主任提供的福利例子:

娱乐和酒店;
剧院、文化活动、体育及其他活动的门票;
使用度假屋和打折旅游等设施;
公司提供交通、住宿、门票、餐饮、功能;而且
安排会议登记、交通、住宿

2.4以下是可向大学职员赠送礼物的例子:

酒、鲜花、易腐烂的食品、衣服和其他产品;
商品，如衣服、钢笔、铅笔、帽子、笔记本、杯子等;
大会竞赛获奖物品;
学生送给官员的礼物;而且
现金供教员为非大学事务而作的差旅及/或娱乐之用。

2.5具有文化或历史意义的礼物，不论其金钱价值如何，均属大学的财产，并将以适当的方式用于公共利益，并应赠予图书馆或在组织单位展出。

2.6如有人主动向大学职员提供礼物，但在接受时被拒绝，则无须披露及按本程序处理，除非该礼物是贿赂(见欺诈及贪污程序）.

2.7员工在接受应报告的礼物或福利之前，应与主管讨论这些事项，以确定是否存在或可能被认为存在利益冲突，并确保获得适当的批准(包括接受礼物所需的任何休假批准，例如体育赛事门票)，最好在决定是否接受礼物之前。

2.8除上述第2.2条所述的情况外，大学主任可按照下列规定接受礼物:

2.8.1不应呈报的礼品或福利(少于$150)可由大学主任接受及保留，而无须事先获得组织部门主管的批准。

2.8.2大学官员接受的应报告的礼物或福利(超过150美元)仍然是大学的财产，除非受赠人获得批准可以保留该礼物。注意，由于事先寻求批准可能不切实际，一些福利可能会有追溯批准。应呈报的礼品申报书(见附件1)应提交给组织单位负责人，负责人应在收到礼品后14天内通知秘书处，以便将其记录在应呈报的礼品登记册中。

2.8.3如在海外旅行期间收到须呈报的礼物或福利，必须在受赠人返回大学后的14天内，向组织单位首长及秘书处提交申报书，以便记入应呈报的礼品登记册。

2.8.4如大学主任在一个财政年度内从同一捐献人收到多项礼品或利益，而这些礼品或利益的总值超过150元，则每一项礼品或利益都须呈报，并须列入须呈报的礼品登记册内。

2.8.5大学主任如不确定某项捐赠是否超过估价限额，应与所属组织部门主管讨论，或将详情提交秘书处检讨及提供意见。

2.9附带福利税(FBT)适用于超过相关FBT阈值(目前为300美元)的所有礼品和/或招待。适用的FBT责任金额通常由个别大学干事承担。但是，相关组织单位的负责人有权决定是否批准由大学承担的FBT。无论该礼物是由第三方提供的，FBT都应支付。有关大学干事负责向秘书处提供礼物和/或招待的详细情况。指fmpm730:政策-税收而且FMPM 731:程序-附加福利税．

3.赠送礼物和福利

3.1大学认识到，在某些情况下，大学主任可代表大学向外界人士或其他大学主任赠送礼物或福利，包括公务款待、公司礼品和符合社会或文化惯例的礼物，例如告别、出生或丧亲礼物，或访问海外机构时的礼物。

3.2赠送礼物或利益应符合大学的战略目标，不得使大学官员或大学处于潜在的、被认为的或实际的利益冲突中，并须事先得到组织部门主管的批准。

3.3价值少于150元的礼物或福利是“不可呈报的”，毋须经组织部门主管事先批准，大学主任可发出。

3.4如大学主任在一个财政年度向同一受赠人赠送一系列礼品或利益，而该等礼品或利益的累积总值等于或超过须呈报的礼品限额150元，大学主任必须将该等礼品或利益视为“须呈报”。

3.5未经事先批准，不得给予应报告的礼品或利益。批准应呈报的礼物或利益的责任如下。请注意，如拟接收人是获授权人员之一，则必须向获授权人员的主管申请批准。

3.6大学代表团时间表及财务分代表团登记册载有有关赠送须呈报的礼品或利益的财务限额。

3.7获授权向秘书处提供礼物或利益的大学主任，须在赠送礼物或利益后14天内报告，以便在应报告的礼物登记册内记录。

4.可报告的礼物登记

4.1秘书处会备存一份应呈报的礼品登记册，记录大学主任馈赠或收受的礼品。

4.2应呈报礼品登记册将列出:

a)以澳元计算的礼物或利益的描述和评估价值;

(二)赠与或者利益价值的评估方法;;

(三)给予礼物或利益的日期和权限;;

D)接受或提供礼物或利益的人或一方的身份;

E)接受或赠送礼物的理由;

F)任何相关文件的参考资料;

G)如赠送礼品或提供利益，则为支出的批准;而且

H)收到的应报告的礼物或利益，说明礼物的当前托管人和地点或收益的使用情况。

5.未申报应申报的赠与或利益

5.1大学职员有义务按照本程序申报应申报的礼品和利益。故意低估礼物价值以逃避本程序规定的要求，或故意不申报礼物或利益，可能导致对潜在欺诈行为的评估。

5.2不遵守本程序的规定可能构成违反雇佣条件或违反行为义务，并可能导致纪律处分。

5.3违反本程序的人士，可能会被转介其他法定当局及/或机构，包括刑事及贪污监察委员会及/或警方，并被采取行动。

6.隐私和保密

6.1因申报应申报的礼品而产生的信息将根据信息私隐政策进行管理。

6.2所持有的资料可用于大学的目的，包括审核、报告、合规监察及政府或法例要求的其他目的。

7.公共利益披露

7.1如大学职员知悉其他大学职员可能收受或给予未经申报的礼物或利益，应与大学秘书或教务处处长讨论情况，或考虑根据公众利益披露程序采取行动。

附录

附录1 -须呈报的礼品登记报名表

附录2 -接受礼物的决定流程图

其他有关文件、法规

政府

批准的细节

策略域	公司治理
政策支持/秒	副校长
批准机关	副校长
下次覆核日期	02/09/2026

修订历史

版本	批准日期	实现日期	细节	作者
21-1	02/09/2021	03/09/2021	制定程序以取代《应报告的礼品政策》，并加以更新以符合《工作人员行为守则》所阐明的原则和期望。	参谋长/大学秘书