政策财务管理费用(fmpm700 - FMPM799)FMPM 750政策-招待/娱乐

FMPM 750政策-招待/娱乐

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政策
程序
其他相关文件

意图

大学认识到，提供好客可以为机构带来巨大的利益，特别是在促进大学作为一个整体以及各个部门、学院和办公室的活动方面。

公共服务专员办公室还发布了一套关于公共服务雇员(包括首席执行官和VCAC成员)个人支出和信用卡使用的一般准则。这些准则还应作为确定招待/招待的适当行为和支出的准则。(参考FMPM 420:政策-公司信用卡）.

大学需要确保规定了适当的指导方针，维持公共部门的问责标准，并确保在整个大学执行这一政策的方式上有一定的一致性。

范围

函数	的责任
批准招待/招待	校长、副校长、副校长顾问委员会成员及其提名者
不判招待/招待罪	金融委托
建立和审查大学招待/娱乐安排	财务和资源规划执行主任
批准接待/娱乐的限制	财务和资源规划执行主任
遵守酒店/娱乐政策	组织部主管
遵守有关法例	财务和资源规划执行主任

定义

热情好客

娱乐

审批官

政策

有关开支的理由有四项原则:

该费用必须为公务费用;
费用必须有适当的文件证明;
费用必须用于审计审查;和
费用必须是合理的。

决定大学资源在多大程度上用于招待/娱乐的主要责任在于:

总理;
副校长;
VCAC成员VCAC成员是校长咨询委员会的成员;和
上述提名者;

和/或如FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

VCAC成员注意:本政策应与大学政策-在大学内饮酒一起阅读。

需求

校长、副校长和VCAC成员可以批准大学资金用于招待和娱乐活动，这些活动将由对更广泛的大学或社区特别重要的个人参加。这一责任可以委托给他们的提名人。

参加上述的企业娱乐活动，只有在对大学有明显好处的情况下才可安排，例如协助赞助大学的活动，加强大学的社区参与活动或作为筹款项目的一部分。

列于FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐如有需要，应披露参与招待/招待的费用和开支;能够确定大学和/或社区的利益，并在他们的财务授权范围内。

如有需要，审批人员须披露参与款待/招待的情况及所付的开支;能够确定该项目对大学和/或部门的利益;或相关的组织单位。

招待/招待的费用预计会超过FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐就某项职能或下述灰色地带所述的职能类别，或就拟议开支是否适当尚不确定，应在可行的情况下，向所列的其中一名人员寻求意见/批准FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐在费用发生之前。

只有在补助金条件允许的情况下，招待/招待费才能记入研究帐户。如果研究补助金的条件允许在招待/娱乐方面支出，则本政策中概述的所有其他准则将适用。有关批准和限制，请参阅FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

在招待/招待的情况下，不鼓励将小费或酬金记入账户，只应在特殊情况下计入。然而，人们认识到在世界上某些地区给小费是正常的习俗，在这些情况下，可能会给适当的小费或小费。

这项政策所涵盖的职能的参与者通常应限于大学工作人员和大学外部的个人，他们被认为将有助于大学的目标。有时，工作人员的配偶或伴侣(准同事)参加这种活动可能是适当的。联营人员出席会议，须事先获得所列人员之一的批准FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

招待费/招待费的具体除外项目如下:

工作餐(工作日的便餐/正餐-两道菜不含酒精)和早茶;
4小时以上的合资格研讨会(不包括用餐时间);
免费培训研讨会(与业务无关的一顿饭);
与工作有关的旅行所消耗的餐食;和
用于会议室服务的茶、咖啡、饼干等物品的零星开支。

在这种情况下，茶点应被视为正在进行的活动的附带品，并按适当的使用代码收费，而不是招待费/招待费。

在编制宾客名单时，应遵循以下准则:

被邀请者必须是被认为将对大学的目标作出贡献的个人;
被邀请的人数通常不会超过作为东道主出席的大学工作人员的人数;和
受邀嘉宾的配偶和伴侣以及大学教职员在活动情况允许的情况下可被列入嘉宾名单。

对于所有的招待/娱乐支出，应在财务文件中附上有关活动的足够详细信息(例如内部和外部参与者的数量，参加的员工姓名)，并通过大学的费用管理系统告知，以便正确确定成本中心的FBT责任。指fmpm421:程序-公司信用卡,FMPM 731:程序-附加福利税FaBS - Spendvision。

下列类别的开支通常不应从大学的任何基金中扣除:

纯粹社会性质的功能;
为离校员工送别;或
仅供招待/娱乐用。
认可员工贡献的职能;

我们也认识到，有时会安排只涉及大学工作人员的活动，而提供招待/娱乐是活动主要目的的附带条件。除非在财务程序中另有规定，否则大学支付招待或招待的主要目的必须是促进大学或组织单位的宗旨和目标，并应在财务文件中附上概述情况的声明，并通过大学的费用管理系统通知。这使得正确确定成本中心的FBT责任。指fmpm421:程序-公司信用卡和FMPM 731:程序-附加福利税．

请注意:本节并不是指在为教职员培训和发展而安排的课程、研讨会或论坛上，或为教职员一般参与大学行政和管理而提供的膳食和茶点。

有关各组织单位首长的捐款限额，请参阅FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

酒精储备

为小规模招待/娱乐活动而备存的酒柜可予保留，但前提是这些酒柜主要是为招待/娱乐外部客户而设，一般情况下，不会专门用于大学职员的活动。

校长、副校长或VCAC成员通常可以使用适当储备的酒柜进行小规模娱乐。在其他办公室或地点存放的酒柜需要得到VCAC成员的批准。指FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

注:此批准不适用于JCU理事会及其下属委员会管理的中央管理酒柜。

接待款待/娱乐

在接受款待/招待时，应注意避免任何可能的利益冲突。特别重要的是，这种情况不应被视为或解释为为任何商业交易提供了激励。

如果符合以下所有原则，则可接受招待/娱乐福利:

拒绝会冒犯;
符合送礼人正常的商业惯例或其他文化习俗;
不影响工作人员的公正或产生利益冲突;和
在工作过程中收到的，工作区域职责或事先收到的批准，如FMPM 752:授权限制-酒店/娱乐．

附带福利税

福利税是按现行适用税率对某些招待/招待支出征收的税。基本上，该税适用于招待/娱乐支出的那部分，这部分支出涉及向大学工作人员或同事(即合作伙伴或配偶)提供膳食、茶点等。

指FMPM 730:政策-税收和fmpm731:程序-附加福利税．

政府

批准的细节

政策支持	服务与资源副校长
批准机关	财政委员会
下次覆核日期	12/11/2018

修订历史

版本	批准日期	实现日期	细节	作者
17-01	07/12/2017	07/12/2017	与当前组织结构相一致的微小修改。	质量、标准和政策股
15-01	09/09/2015	10/09/2015	更新政策发起人和批准机构，以反映已批准的政策和代表团框架	质量标准及政策组
11-01	15/11/2011	15/11/2011	财务委员会(07/11)
09-01	23/02/2009	02/03/2009