意图

本政策的目的是:

• 概述与JCU档案管理有关的原则、方法和规则;
• 确保雇员和大学的任何其他代表了解他们保存记录的角色和责任;而且
• 概述JCU对有效、高效和合规的记录保存工作的承诺。

范围

记录管理政策适用于:

• 所有职员、雇员及以官方身份为大学、代表大学或以大学名义行事的其他人士，包括承建商及第三者;
• 大学各方面的业务，包括教与学、研究、学生行政及服务、管治及公司/行政服务;而且
• 大学所有格式的记录，包括实体(硬拷贝或纸质)记录、数字化和扫描记录、电子记录(包括电子邮件)、储存在数据库或网站上的记录、缩微胶片和其他技术相关的记录。

此策略是记录管理框架的组成部分，也是JCU信息管理框架(待开发)所涵盖的领域之一。公认的是，记录保存框架和程序的开发和实施将是渐进的，并随着时间的推移而演变。记录管理程序操作记录管理框架和此策略。

注意:某些记录类型(如研究数据或法律记录)的管理受制于附加的政策要求-如果您不确定这些要求或与您负责的记录类型有关的政策是什么，请参阅政策库或与企业信息服务联系。

定义

参考记录管理术语表(正在开发中)

什么是大学记录?

大学记录的定义是JCU或代表JCU的任何人在业务交易或事务处理中以任何形式创建或接收的记录信息，并提供此类业务或事务的证据。

记录可以是任何形式，包括纸质的、电子邮件、微缩胶片、语音记录、存储在业务系统(如Student One、HR或财务系统)中的数据、磁盘、记忆棒、CD、地图、计划、照片、互联网和内部网等。记录可以以多种形式存在，例如纸质信件、文字文档和扫描图像。

应当指出，除在有限情况下，汇票不被视为记录。有关更多信息，请参阅“什么是记录?”指导方针

政策及程序

政策声明

大学认识到公司档案在以下方面发挥重要作用:

• 支持符合战略方向的良好商业实践;
• 支持服务提供、业务连续性和良好的公司管治;
• 提供基于证据和知情的决策;
• 促进问责制和透明度;
• 协助遵守各项法例及监管规定(包括资讯权、资讯私隐、道德操守等);
• 捕捉大学的企业记忆;而且
• 提供证据证明大学、其雇员、学生和利益相关者已经(或没有)做了什么、作出了什么决定和作出了什么承诺。

詹姆斯库克大学致力于建立、维持和持续改进其记录管理实践、流程和文化，并努力建立由企业信息服务部领导的合规、有效和高效的记录管理计划。

所有教职员(以及代表教职员)都有责任根据本政策制定、管理和保存大学档案。

政策原则

本政策基于4项主要的记录管理原则

1.档案管理必须系统、全面。

• JCU的记录必须反映大学的所有业务，包括所有活动、交易、决定、陈述、考虑和承诺。
• 纪录必须在有关的事件发生时或在切实可行的范围内，在其后尽快作出。
• 标准化的记录管理流程将植根于记录的创建、接收、访问、使用、披露、转移、保存或销毁的业务流程中。
• JCU记录必须以系统的、标准化的方式在经过批准的业务系统或电子文档和记录管理系统中获取，以确保持续的真实性。
• 所有记录将根据JCU的业务分类方案(BCS)、任何其他适用的分类工具和相关标准(如命名、数据质量等)进行分类。
• 詹姆斯·库克大学拥有所有JCU记录的所有权。

2.档案管理是每个人的责任。

• 根据2002年的公共记录法案，副校长最终负责JCU的记录管理。
• 副校长已将记录的责任分配给所有工作人员。所有员工都有责任制作和保存完整和准确的记录，充分记录大学的业务，并支持所做的任何决定。此外，所有员工都有责任在JCU的记录保存系统(TRIM)或一个批准的JCU业务系统(具有所需的记录保存功能)中捕获记录。
• 任何JCU员工或其他以官方身份代表或以大学名义行事的人，都不能委托责任，确保他们创建或接收的记录按照JCU的记录管理框架进行管理，但这并不阻止JCU员工将捕获记录的活动分配给其他员工。如果这项活动被分配给其他人，指派人员仍有责任确保记录被适当和及时地获取。
• 记录管理治理被分配给公司信息和erecrecords经理，他负责记录管理策略、框架、计划、监控和应用程序的开发、维护、监控和实施。灾难计划和恢复以及重要记录项目由企业信息和电子记录经理负责。
• eDRMS的业务连续性和技术系统管理由信息技术与资源部门负责。
• 公司信息服务部将为执行记录管理框架和计划提供业务支持和建议。
• 大学正在走向分散和下放的记录管理模式，记录管理活动(与生命周期的各个阶段一致)由创建、接收和使用适用记录的工作区域进行。例如，人力资源管理部门保存与员工服务、招聘、薪酬等有关的记录。这一模式将在整个大学逐步推广。

3.记录必须是完整和准确的，制作、管理或保持记录的系统必须是可靠和安全的。

• 完整和准确的记录必须显示以下属性;

足够的	真实的	内容
完整的	未受侵犯的	上下文
有意义的	可访问的	结构
准确的	可用的

• 职员必须确保记录准确和完整地反映大学的交易、活动、决定、讨论或承诺。
• 根本不创建记录，创建不完整或不准确的记录，伪造和未经授权的修改可能导致法律责任和/或个人违反行为准则和纪律处分。
• 将采用物理和电子安全措施，以保护记录不受未经授权的访问、使用或披露、更改、损坏或销毁。
• 记录的位置、访问和使用将被记录和跟踪。记录及档案的使用者须对其保管的记录/档案负责，包括适当保护记录/档案不受未经授权的查阅。
• 为了确保所有记录都被放置在大学内正确的上下文中，所有记录都将被捕获到一个文件中(也就是说，将不会有松散的记录)。
• 所有员工均可查阅他们履行职责所需的记录，除非有有效的业务理由限制查阅(例如隐私、保密等)。有关记录的原因及查阅限制载于记录管理保安分类计划内。
• 记录和eDRMS的安全和访问权限将视需要而定，并须经有关行政部门批准。
• 将对安全和访问进行监测，并向有关执行人员报告违反情况。
• 在获得访问eDRMS的权限之前，用户必须完成所需的培训(由经理、企业信息和erecds指定)。
• 实体记录必须按照《归档标准》进行归档，按照《数字化标准》进行数字化，并在符合《存储标准》的条件下存储。
• 任何格式的记录均应在电子文件和记录管理系统(eDRMS)、TRIM或经批准的业务系统1内进行管理。
• 记录的副本不应储存在(可移动的)外设储存装置(例如USB、闪存、记忆棒/卡片、CD等)上，除非该装置及其内容已妥善保管。原始记录绝对不能存储在(可移动的)外围存储设备上。
• 在业务系统和eDRMS中维护的记录可能会被迁移或转换，或者系统可能会退役，任何此类活动都将根据并考虑JCU在记录管理方面的合规义务进行。

4.记录必须在需要的时间内保存，并以合法、有计划和批准的方式处理。

• 记录将以一种可用的和可访问的形式保存，至少在昆士兰州档案管理员批准的适用的保存和处理计划中规定的最低保存期限内保存。
• 记录的处置必须按照《记录处置程序》进行。
• 在电子档案管理系统内创建的档案，将会根据已批准的保存及处置时间表作出判决，并在转入非活跃储存、永久保存或处置前作出评估。
• 只有拥有档案管理处置代表团的人员，才可批准处置检控组档案。(根据《公共记录法》(Public Records Act)，任何其他处置都将被视为非法，每次处置记录可能被处以16500美元的罚款。)

这些原则连同政策声明，将确保大学的档案管理架构支持良好管治，包括遵从、问责和透明度。

政策的方法

此策略以及支持的记录管理框架构件是经理、公司信息和erecds的责任。但它将被实现:

• 由公司信息和erecrecords Services管理的定义和可识别的记录管理程序;
• 在其生命周期内对综合记录收集的持续管理;
• 提供记录管理架构，包括政策、程序、授权、标准、表格和记录管理工具;
• 电子文件和记录管理系统TRIM的管理和使用;
• 支持管理其他业务系统内的记录(例如与财务、人力资源等有关的交易记录);
• 为警务组人员提供意见、支援和培训，协助他们履行档案管理的职责;
• 监察、审核及报告记录管理系统、程序及计划的表现及质量;而且
• 记录管理程序的持续改进。

及时对所有制作、接收、管理或保存JCU记录的核心公司业务系统进行相关记录保存标准的评估。只有那些符合标准的系统才会被批准用于持续的记录存储，如果一个系统不符合标准，那么将制定一个策略来解决已知的差距。

档案管理政策方法

记录管理方法的基础是通过记录管理生命周期来管理记录，因为这为记录管理过程、过程和活动提供了逻辑顺序。必须有效地管理生命周期的所有阶段，以支持良好的记录保存实践。与此策略和记录管理培训相关联的许多支持工件将关注生命周期的特定阶段(例如，处理过程或捕获过程)。

什么是记录生命周期?

记录生命周期是一种记录和档案管理模型，它描述了记录在其“生命周期”中所经过的各个阶段。记录不一定经历所有的阶段。例如，有些记录被永久保留，永远不会被丢弃。生命周期是通过框架使用的一个关键概念，因为许多工件将与生命周期的特定阶段相一致。

记录生命周期

有关更多信息，请参阅“记录生命周期-出生到死亡”指南

程序

过程不包含在此策略中。要查看记录管理程序，请参见公司资料和档案科的网页(教职员组)。

相关文件，立法或JCU章程

立法

《2002年公共记录法》

2009年《信息权利法》

2009年资讯私隐法(Qld)

1977年证据法(Qld)

《2009年财务问责法》

标准

AS ISO 15489信息和文件-记录管理

信息标准40:记录保存

信息标准33:信息访问和使用

信息标准31:公共记录的保留和处理

信息标准18:信息安全

JCU框架、策略和过程

行为准则

JCU研究实践包括负责任的研究行为准则而且开放奖学金政策