记录管理框架

档案管理架构的目的，是将档案管理纳入大学的背景，以及更广泛的立法、规管、标准、最佳做法和社会环境。

该架构是一个组织架构，为大学职员提供有关主要档案管理文件(政策、标准、工具)的指引。它也将为大学提供一个基础，以确定和优先考虑额外的记录保存文物和改善活动，以弥补已确定的差距。

记录提供了商业活动和交易的证据，即大学做了什么(和没有做什么)。就像大学的其他关键资源(员工、财务、基础设施和知识产权)一样，记录对大学现在和未来开展业务至关重要。知识和信息是大学业务的核心，JCU有责任将其收集和产生的信息视为必要的、有价值的和权威的资源，并有效地管理我们的知识资源和企业记忆。

拥有和维持一套妥善管理的大学档案系统和工作守则，使大学的持份者相信，大学的档案被视为核心业务资源，有助我们实现战略目标，为客户提供服务，保障我们的权益，并丰富社会的历史资源。

大学持续改进档案管理系统和做法，可带来以下好处:

更高效的业务流程依赖于信息;
将不同的信息源合并为单一的真相点，用于公司记录;
更快检索记录，以促进信息共享、协作和重复使用;
更明智和基于证据的决策;
更好地保护我们的记录;
通过获取和管理电子记录改善获取;
物理和电子存储空间合理化;
提高记录的可用性，以支持合规、问责、透明度、执行我们的法律权利和取证目的;
改进内部管理流程和信息资源控制;
改善对法例和法定要求的遵从，特别是《2002年公共记录法》(昆士兰)2009年《信息权法案》(昆士兰)和2009年资讯私隐法(昆士兰);而且
保存大学的机构记忆和文化收藏品，以丰富社会。

为了达到上述目标，大学已制定并将继续制定和检讨管理和使用其记录和公司资料的架构。

1.立法

该框架的基础是政府制定的法律要求，以确保公共机构有效、合乎道德和有效率地管理其资源。作为一所大学，我们有责任按照法例、证据和问责的规定管理我们的记录，包括:

《2002年公共记录法》-该法案的主要目的是确保昆士兰公共记录的制作、保存、管理和保存以一种可用的形式造福于今世后代。该法案促进记录保存实践的一致性和问责制。>
2009年《信息权法案》-本法赋予个人申请查阅机构持有的文件的权利，并要求机构在其网站上公布公布计划，其中包括响应《信息权》申请而公布的文件的在线披露日志，从而促进更大的公开性和问责性。该法案要求对完整和准确的记录进行有效管理，以确保这些记录在获得批准后能够以可用和及时的方式获得。
2009年资讯私隐法-本法的目的是管理个人个人信息的获取和修改，并就个人信息的处理提供立法保障。从记录管理的角度来看，该法案与《信息权利法》一样，要求对完整和准确的记录进行有效管理，以确保这些记录在获得批准后能够以可用和及时的方式获得，但它也规定了保护和保护大学持有的个人信息所需的控制数量。
证据法案1977-除其他条款外，本法规定了在法律程序中允许将记录和文件作为证据的条件。
2009年财务问责法案-本法案要求对所有公共资金和公共财产，包括记录和其他信息资产进行适当管理。

该立法将记录管理的责任分配给首席执行官，JCU的副校长，他又将这一责任委托给所有官员，员工和其他以官方身份为大学或代表大学行事的人。

2.信息标准

标准是可衡量的，可以通过审计来确定合规水平，也可以在一个行业内设置一个基准。标准主要有三种类型。

2.1政府资讯标准及政策

资讯标准是在法例授权下颁布的，旨在促进资讯、资讯系统和技术管理的最佳实践，以支援业务流程和服务的提供。它们提供战略层面的原则，作为政策、指南和其他工具的基础。这些标准中的一些原则是强制性的，因此大学有遵守的义务。

与档案管理有关的有:

IS18:信息安全-本标准的重点是建立一套原则，通过适当的物理、电子和人员安全控制，保护信息的机密性、完整性和可用性。

记录管理政策

政策目标

这项政策的目的是使各机构和公共当局能够:

为系统有效地管理完整可靠的记录和信息提供坚实的基础
确保那些最重要的记录得到积极的管理和保存
增加记录和信息的可发现性和可访问性
授权机构建立自己的适合用途的记录和信息治理实践
应用分阶段实现方法，着重于提高记录管理能力和成熟度。

政策要求

政策要求1:机构必须确保各级业务支持记录管理

机构必须确保档案管理是每个人的责任。这意味着它必须通过以下方式跨所有领域和所有级别的业务进行支持:

将正式的记录管理职责分配给业务中的关键角色，以监视和支持此策略的积极实施
提供适当的建议和指导，以确保企业意识到记录和信息的价值，以及这与作为员工的义务和责任之间的关系
培养积极、创新和协作的簿记文化。

政策要求2:机构必须使用与更广泛的机构框架相统一的治理实践系统地管理记录

一致和一致的治理实践为系统管理跨机构所有职能的记录和信息提供了坚实的基础。记录治理必须在该机构现有的结构和治理范围内工作，并加强该机构的战略目标和职能。

各机构必须系统地管理记录和信息，办法是:

确保记录和信息治理与更广泛的机构框架一致，并纳入业务战略和目标
制定和实施适当的和适合目的的文件，详细说明主动记录管理将如何加强机构的业务要求和战略目标
遵守有关记录保存要求的相关法律
度量记录治理对代理业务需求和战略目标的支持程度。

政策要求3:机构必须创建完整可靠的记录

完整可靠的记录为机构的活动提供证据，并使业务有效地运作。各机构必须确保建立和适当保留完整和可靠的记录:

确定所有允许业务运作的记录——这些记录为决策提供证据，支持问责制和透明度，降低风险，帮助机构满足立法要求，并反映机构的业务
指定必须如何创建这些记录、必须在何时创建它们、必须以何种格式创建它们、必须由谁创建它们，并实现与这些记录相关的安全和保存需求
将记录创建集成到现有业务流程中
确保在制定关于业务系统的决策时考虑记录保存(特别是关于迁移和生命结束的决策)。

政策要求4:机构必须优先积极管理永久的、高价值的和高风险的记录和信息

“永久”记录是指那些有永久保存期的记录。“高价值”记录是指那些对业务、其操作或涉众很重要的记录。“高风险”记录是指那些如果被误用、丢失、损坏或过早删除就会对机构构成重大风险的记录。在开发和实施治理实践时，这些记录应该是机构的最高优先级。机构必须积极管理永久性、高价值和高风险的记录，采取以下措施:

定义识别永久记录、高价值记录和高风险记录的标准和流程，包括向品质安全管理局移交永久价值记录
正式记录永久性、高价值和高风险记录的细节
在使用这些记录时积极地维护它们的可见性，包括监视业务系统和应用程序中保存的永久、高价值和高风险记录的过程。

政策要求5:机构必须使记录易于发现和获取，以便使用和重复使用

可发现的记录是那些在业务系统和应用程序中被机构批准使用的记录。可访问记录是指那些可以定位并持续使用的记录。各机构必须确保完整和可靠的记录能够被发现、查阅，并能够在其整个生命周期内使用和重复使用:

在经批准使用的业务系统和应用程序中保存记录
能够发现并适当地访问记录，对搜索的充分性有信心
积极监视记录的运行状况。

政策要求6:机构必须有计划和授权地处理记录

各机构必须计划如何以及何时处理记录，采用基于风险的方法。记录必须有计划及获授权以下列方式处置:

使用国家档案管理员发布的处置权限，为您创建和保存的特定记录提供适当的覆盖范围。
制定和实施处理计划，详细说明机构的处理决定和行动。该计划至少必须包括:处置背书，包括如何给予内部背书
处理方法，包括如何处理记录(物理和数字)
处理频率，包括指定处理某些类型记录的频率。
正式记录记录的处理。

记录实施的建议

本政策应与《档案管治实施指引》(即将出版)一并阅读。

问题和评论

发布日期:2018年6月6日下一次审查日期:2020年6月

本政策在昆士兰gea内发布，昆士兰gea由昆士兰政府首席信息办公室管理。本政策由昆士兰州档案局制定，并经昆士兰州档案局保管员和昆士兰州政府首席信息官批准

2.2澳大利亚标准/国际标准组织标准

信息和文件-记录管理第1和2部分-本标准列出与记录管理相关的原则、过程和做法，并列出业界公认的良好做法。

2.3 JCU记录管理标准

这些标准正在制定中，将指明员工在执行某些记录管理活动(例如文件命名、电子邮件命名、TRIM数据质量等)时应遵循的标准或基准。

3.政策

政策是一份声明，指明了非自由裁量的管理原则和意图，阐明了大学为满足组织的指导原则和立法要求而必须采取的行动。大学政策必须符合所有相关的立法和法律要求，并必须得到相应的大学当局的批准。

大学的相关政策是:

记录管理政策
- 2009年《信息权法案》
信息安全政策
- 2009年资讯私隐法

4.时间表和其他工具

记录管理工具支持记录保存策略的实现，并提供实践的一致性。这些工具包括:

保管及处置计划(RDS)-订明不同纪录类别的最低保存期限，以及大学处置纪录的条件。适用于JCU的RDS有两种:
- 昆士兰大学保留和处置计划-这一时间表涵盖了昆士兰大学的一系列共同功能，包括大学理事会或参议院、校长、副校长、学生、研究、教学和学习、卫生服务、学生服务、学院、学院、部门、书店、图书馆、博物馆、儿童保育服务、食品服务、商业活动和美术馆的记录。
- 行政档案的一般保存及处理时间表-与大学时间表不同的是，这份时间表涵盖了所有公共当局执行的一系列行政职能，包括财务管理、人力资源管理、设施管理、公司管治等。
业务分类计划(BCS)-业务分类计划是按功能、活动、交易及/或主题描述记录的分级分类法或索引。它有助于描述记录，以便能够找到它们(类似于互联网搜索引擎中的关键字)，并将因其主题或组织内的上下文而相关的记录放在一起。
档案管理保安分类计划(RMSCS)-本计划为记录订定不同的保安分类，防止记录在未经授权的情况下被查阅、使用或披露。
记录元数据方案-此方案列出将在记录管理系统内捕获的元数据。除此之外，该方案还标识了元数据标记、允许的元数据值以及使用元数据的任何条件。
代表团-授权特定人员进行某些活动。例如，根据《公共记录法》，副校长负责所有记录的处理，但记录处理代表团授权其他工作人员批准记录的处理。

5.程序和指导方针

指引*及程序*旨在协助大学及其教职员履行备存纪录的责任，并促进良好的做法。

程序列出完成任务的逻辑步骤，例如扫描记录或处理记录，而指引则就特定问题向员工提供指导。档案管理程序及指引包括:

记录管理指南
修剪eDRMS指南
信息请求指南(例如;资讯权要求、资讯私隐要求及官方要求)
归档本部同样高品质的指导方针

* =开发中

大学的每位雇员都必须管理他们负责的记录和公司资料，并受有关记录管理的法例的规管。所有工作人员都有责任管理在执行职务过程中产生的或在其直接控制下产生的文件和记录(包括电子记录)。所有大学档案应妥善储存及妥善保管，以防止未经授权的查阅、披露、修改、遗失或损坏。

校长兼校长作为行政长官，负有确保大学符合法例规定的全面责任。

作为合规官的董事、治理和大学秘书负责确保大学有一个充分和适当的记录和公司信息框架，并遵守该框架。

机构资讯及电子纪录组的职员负责按照法例的规定，推行大学的记录管理架构。这包括规定:

申请表格及有关备存纪录事宜的进一步资料，可从以下途径索取:

汤斯维尔4811地址，JCU企业信息和电子记录组。

艾凡:corporateinformation@jcu.edu.au

批准的细节

政策支持:	主管治理和企业服务，副校长
批准机关:	大学服务委员会副校长
批准日期:	24/06/2015
版本没有:	13-115-1
下次覆核日期:	2014年3月

修改历史

版本	修订日期	描述变化的	作者
15 - 1	23/06/2015	修改保单发起人和批准机构，以反映已批准的保单框架	QSP
版本号	批准日期	实现日期	细节
的佳绩	2013年2月	13/02/2013	经副校长批准